Los sistemas para administración de contenidos de páginas web, más conocidos como Gestores de Contenidos de páginas web o CMS Content Manager System en inglés, le simplifican la tarea de administración de su sitio web y le facilitan la creación de páginas web dentro de él, realizando de forma automatizada ciertas tareas sin que el usuario tenga que tener conocimientos específicos de programación.
Un sistema de administración de contenidos brindan diversos y atractivos beneficios, entre una información puntual y clara hasta el manejo de contenidos de forma inteligente. Diversas instituciones de gobierno, por ejemplo, encuentran en este tipo de propuestas la plataforma que necesitan para sus servicios. Un contribuyente puede entrar al sitio y encontrar la información que necesita de forma rápida y que el sistema brinda una organización de los contenidos a través del manejo de secciones o módulos donde el usuario puede revisar su estado de cuenta, imprimir su siguiente recibo, leer noticias relacionadas a su comunidad o recibir avisos sobre obras y documentación que le atañen.
Ciertamente los productos de uso libre como OpenCms, Drupal, WordPress y otros han tomado mucho impulso y muestran una gran adopción y rápido crecimiento. No obstante, la elección de un software de administración de contenidos debe responder a las necesidades particulares de la organización y/o el proyecto a resolver y no a un mayor volumen en los resultados de búsqueda, moda u orientación tecnológica.
En principio, podemos distinguir entre sistemas de administración de contenidos orientados a Blogs, otros orientados a Diarios y Revistas, otros con fuerte llegada al mercado de sitios Corporativos (por su cumplimiento de normas de seguridad, disponibilidad, escalabilidad, etc) y otros vinculados a Redes Sociales.
A continuación, proponemos algunas variables de análisis que utilizamos en nuestras matrices para aconsejar a nuestros clientes.
1. Extensibilidad: capacidad del producto de Administración de Contenidos de incorporar nueva funcionalidad construida por el usuario a nivel de la administración y/o front-end. Requiere conocimiento de las API (interfaz programática) de la solución y el modelo de datos. Normalmente utilizado para la creación de módulos a medida.
2. Integración: capacidad de la solución de consumir recursos internos o exponer recursos propios como servicios.
3. Curva de aprendizaje: la curva de aprendizaje da cuenta de los conocimientos que el equipo de trabajo deberá adquirir para el correcto uso de la solución y el soporte post-producción de la misma. Es un mix de conocimientos técnicos de los componentes de núcleo de la solución (sistema operativo, servidor de aplicaciones, servidores Web, base de datos y lenguaje de programación) con conocimientos de operación de la arquitectura y conocimiento de programación orientados a la construcción de plantillas (templates) o temas.
4. Funcionalidad: funcionalidades nativas de la solución que no requieren extensión, modificaciones y/o workarounds para resolver requerimientos del proyecto.
5. Soporte Comercial: existencia de nivel de soporte adecuado para sitios en producción y una estimación del SLA ofrecido por el proveedor ante un incidente crítico.
6. Comunidad: la primera función de la comunidad es funcionar como un proveer de conocimientos generales sobre la solución y generador de extensiones. No obstante, la principal actividad de la comunidad es contribuir a la madurez y estabilización del producto. En muchos casos, las pruebas previas a la liberación de un release son conducidas por la comunidad (en muchos casos además participan del desarrollo).
7. Casos de Implementación: los casos de implementación permiten conocer fortalezas y debilidades de los productos, además de tener referencias sobre el nivel de estabilidad, calidad del soporte y otros aspectos de la solución solo visibles a partir del uso de la misma
Qué ocurre con los escenarios de migración?
Por lo general, las migraciones suelen tener cierta complejidad intrínseca. Una elección inadecuada de un CMS puede terminar en:
- Incorporar grandes niveles de complejidad a la arquitectura
- Tiempos de implementación extensos para una primera versión funcional de sitios de complejidad mínima
- Requerir la formación de un equipo de trabajo adicional con conocimientos técnicos y operativos diferentes a los que pueden encontrarse en la operación actual
- Requerir la dedicación total o parcial de miembros del equipo de trabajo actual para transferir conocimientos y soportar el proceso de implementación de las nuevas tecnologías
- Requerir una importante inversión en tecnología para soportar la duplicidad de ambientes durante el proceso de implementación
- Generar riesgo innecesario en la operación de los portales hasta alcanzar un nivel de experiencia equivalente al actual
Historia de los CMS
A principios de los años noventa, el concepto de sistemas de gestión de contenidos era desconocido. Algunas de sus funciones se realizaban con aplicaciones independientes: editores de texto y de imágenes, bases de datos y programación a medida.
Ya el año 1994 Illustra Information Technology utilizaba una base de datos de objetos como repositorio de los contenidos de una web, con el objetivo de poder reutilizar los objetos y ofrecía a los autores un entorno para la creación basado en patrones. La idea no cuajó entre el público y la parte de la empresa enfocada a la Web fue comprada por AOL, mientras que Informix adquirió la parte de bases de datos.
RedDot es una de las empresas pioneras que empezó el desarrollo de un gestor de contenidos el año 1994. No fue hasta a finales del año siguiente que presentaron su CMS basado en una base de datos.
Entre los CMS de código abierto uno de los primeros fue Typo 3, que empezó su desarrollo el año 1997, en palabras de su autor, Kasper Skårhøj, “antes de que el término gestión de contenidos fuera conocido sobradamente”.
PHPNuke, la herramienta que popularizó el uso de estos sistemas para las comunidades de usuarios en Internet, se empezó a desarrollar el año 2000. La primera versión supuso tres semanas de trabajo al creador, rescribiendo el código de otra herramienta, Thatware.
Presente y futuro de los CMS
En la actualidad, aparte de la ampliación de las funcionalidades de los CMS, uno de los campos más interesantes es la incorporación de estándares que mejoran la compatibilidad de componentes, facilitan el aprendizaje al cambiar de sistema y aportan calidad y estabilidad.
Algunos de estos estándares son CSS, que permite la creación de hojas de estilo; XML, un lenguaje de marcas que permite estructurar un documento; XHTML, que es un subconjunto del anterior orientado a la presentación de documentos vía web; WAI, que asegura la accesibilidad del sistema; y RSS, para sindicar contenidos de tipo noticia.
También las aplicaciones que rodean los CMS acostumbran a ser estándar (de facto), como los servidores web Apache y ISS; los lenguajes PHP, Perl y Python; y las bases de datos MySQL y PostgreSQL. La disponibilidad para los principales sistemas operativos de estas aplicaciones y módulos, permite que los CMS puedan funcionar en diversas plataformas sin muchas modificaciones.
Sobre el futuro de los CMS, Robertson (2003a) apunta que:
- Los CMS se convertirán en un artículo de consumo, cuando los productos se hayan establecido y más soluciones lleguen al mercado. Eso provocará una disminución de los precios en los productos comerciales y una mayor consistencia en las funcionalidades que ofrecen.
- En este entorno, muchas empresas que implementan webs tendrán que cerrar.
- Muchos proyectos fracasarán por no ajustarse a los estándares y no entender conceptos como usabilidad, arquitectura de la información, gestión del conocimiento y contenido.
- El campo de los gestores de contenido madurará hasta conseguir un alto grado de consistencia y profesionalismo.
- Se adoptarán estándares en el almacenaje, estructuración y gestión del contenido.
- Se producirá una fusión entre gestión de contenidos, gestión de documentos y gestión de registros.
También se puede añadir la incorporación de sistemas de e-learning y gestión del conocimiento, y en los entornos de intranet corporativa, la posibilidad de acceder a otras fuentes de datos como por ejemplo sistemas de soporte de decisiones (Decision Support Systems o DSS). El campo de los CMS de código abierto tendría que seguir un desarrollo similar.
Los CMS en el e-learning
El e-learning tiene unas necesidades específicas que un CMS general no siempre cubre, o si lo hace, no da las mismas facilidades que una herramienta creada específicamente por esta función.
En general, los sistemas de gestión del aprendizaje (Learning Management Systems o LMS) facilitan la interacción entre los profesores y los estudiantes, aportan herramientas para la gestión de contenidos académicos y permiten el seguimiento y la valoración de los estudiantes. Es decir, facilitan una translación del modelo real en el mundo virtual.
Un buen ejemplo de sistema de gestión de cursos es Moodle , uno de los más conocidos con licencia de código abierto. Sus características pueden servir para concretar algunas de las funcionalidades que se esperan de este tipo de herramientas:
- Administración de profesores y alumnos.
- Aulas virtuales que contienen toda la información de un curso y permiten la comunicación con foros o con chats.
- Creación, mantenimiento y publicación del material de un curso, con soporte de diferentes formatos, incluidos audio y vídeo.
- Talleres virtuales.
- Exámenes y tests con valoraciones.
- Trabajos con fecha de límite de entrega y aviso al profesor en caso de incumplimiento.
- Seguimiento estadístico de las acciones del estudiante.
Estos sistemas son diferentes a los CMS, tanto por el objetivo como por las características, pero actualmente empiezan a incluir capacidades de los sistemas de gestión de contenidos. Con la integración de las dos herramientas nace un nuevo concepto, los LCMS (Learning Content Management Systems o sistemas de gestión de contenidos para el aprendizaje).
Criterios de selección
Antes de empezar el proceso de selección de un CMS concreto, hay que tener claros los objetivos de la web, teniendo en cuenta al público destinatario, y estableciendo una serie de requerimientos que tendría que poder satisfacer el CMS.
La siguiente lista está basada en las funciones principales de los CMS expuestas anteriormente, las indicaciones de Robertson, J. (2002) y una recopilación de los requerimientos básicos de una web.
- Código abierto. Por los motivos mencionados anteriormente, el CMS tendría que ser de código fuente abierto (o libre).
- Arquitectura técnica. Tiene que ser fiable y permitir la escalabilidad del sistema para adecuarse a futuras necesidades con módulos. También tiene que haber una separación de los conceptos de contenido, presentación y estructura que permita la modificación de uno de ellos sin afectar a los otros. Es recomendable, pues, que se utilicen hojas de estilo (CSS) y patrones de páginas.
- Grado de desarrollo. Madurez de la aplicación y disponibilidad de módulos que le añaden funcionalidades.
- Soporte. La herramienta tiene que tener soporte tanto por parte de los creadores como por otros desarrolladores. De esta manera se puede asegurar de que en el futuro habrá mejoras de la herramienta y que se podrá encontrar respuesta a los posibles problemas.
- Posición en el mercado y opiniones. Una herramienta poco conocida puede ser muy buena, pero hay que asegurar de que tiene un cierto futuro. También son importantes las opiniones de los usuarios y de los expertos.
- Usabilidad. La herramienta tiene que ser fácil de utilizar y aprender. Los usuarios no siempre serán técnicos, por lo tanto hace falta asegurar que podrán utilizar la herramienta sin muchos esfuerzos y sacarle el máximo rendimiento.
- Accesibilidad. Para asegurar la accesibilidad de una web, el CMS tendría que cumplir un estándar de accesibilidad. El más extendido es WAI (Web Accessibility Initiative) del World Wide Web Consortium.
- Velocidad de descarga. Teniendo en cuenta que no todos los usuarios disponen de líneas de alta velocidad, las páginas se tendrían que cargar rápidamente o dar la opción.
- Funcionalidades. No se espera que todas las herramientas ofrezcan todas las funcionalidades, ni que éstas sean las únicas que tendrá finalmente la web. Entre otras:
- Editor de texto WYSIWYG a través del navegador.
- Herramienta de busqueda.
- Comunicación entre los usuarios (foros, correo electrónico, chat).
- Noticias.
- Artículos.
- Ciclo de trabajo (workflow) con diferentes perfiles de usuarios y grupos de trabajo.
- Fechas de publicación y caducidad.
- Webs personales.
- Carga y descarga de documentos y material multimedia.
- Avisos de actualización de páginas o mensajes en los foros, y envío automático de avisos por correo electrónico.
- Envío de páginas por correo electrónico.
- Páginas en versión imprimible.
- Personalización según el usuario.
- Disponibilidad o posibilidad de traducción al catalán y al castellano.
- Soporte de múltiples formados (HTML, Word, Excel, Acrobat, etc.).
- Soporte de múltiples navegadores (Internet Explorer, Netscape, etc.).
- Soporte de sindicación (RSS, NewsML, etc.).
- Estadísticas de uso e informes.
- Control de páginas caducadas y enlaces rotos.
